構建智能化檔案庫房的思路（一）

  轉變思維，創(chuàng)新檔案管理工作模式第一，檔案部門應跳出傳統(tǒng)的狹窄思維模式，轉變思路，適應社會發(fā)展，變“紙”為“電”，加強檔案電子化的推廣，制定出一套集規(guī)范性、安全性、效益性為一體的切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的形成、保管、利用等流程，為檔案信息化保駕護航。 第二，改變完全依靠人力來完成檔案檢索利用工作的現(xiàn)狀，積極探索全文檢索及檔案信息資源庫建設。利用現(xiàn)代信息技術搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡化的檔案信息服務平臺，有效積累和儲存企業(yè)信息資源。檔案信息化使檔案脫離了傳統(tǒng)載體的束縛，以數(shù)字形態(tài)存儲、傳播、利用檔案信息，為檔案庫房工作帶來革命性的變革。 

  以成本控制為核心推進檔案數(shù)字化建設隨著企業(yè)降本增效的不斷深化以及前端業(yè)務電子化的普及，電子文件歸檔的需求越來越迫切；同時將現(xiàn)存紙質檔案轉化為電子檔案，利用計算機管理庫房和檢索利用，會大大降低庫房管理工作的復雜性，庫房管理人員可以降至1-2名，實現(xiàn)勞動成本的有效節(jié)約。另外，由于企業(yè)生產活動中需要對庫藏檔案進行利用，而庫藏紙質檔案因為保存年代久遠，有些已 經褪色破損無法利用，比如有些工程圖紙即使進行人工重繪依然無法完全復原，不能很好地提供利用。所以利用信息化技術對圖紙進行掃描，保存圖紙的電子文件，對于現(xiàn)代企業(yè)的檔案庫房管理顯得尤為重要。這一舉措不僅可以減少圖紙修復的人力成本，還可以因為變“紙”為“電”而提高檔案庫房的利用率，同時可以更有效地為企業(yè)的生產活動保駕護航，體現(xiàn)檔案管理與生產力之間的轉換。