檔案密集架基于條形碼和簡化架位號的病案上架方法（二）

 2 方法改進

針對上面病案管理的種種弊端，通過深入工作實踐，經過科室員工的頭腦風暴法，我們經過三個步驟對工作進行改進：

第一步，針對病案上架前的核對工作，科室自主開發(fā)了病案核對上架程序。此時的核對工作需要兩人配合，其中一人只需朗讀每本待上架病案患者的病案號，另一人則在計算機前利用程序，輸入相應的病案號，計算機則自動調出該患者的姓名、入出院日期、入出院科室等信息，與待上架病案進行核對。

利用計算機輔助核對，省去了以往翻找?guī)资摮鲈呵鍐蔚穆闊�，核對速度極大提高;并且省去了在出院清單上打“√”時容易容易勾錯行的問題，達到病案是否上架能夠準確的確定。

針對復印或借閱時病案是否上架不容易確定的問題，我們開發(fā)了病案上架查詢程序，輸入病案號即可在計算機上快速、準確的查詢病案是否已經上架。為了管理需要，還開發(fā)了某期間還沒有上架病案的查詢統(tǒng)計功能，可以催促質控醫(yī)師將負責質控的病案盡快全部上架。

第二步，針對病案位置不容易定位的問題，我們的具體解決辦法是，將密集架每一行前端標注的范圍，如：276001 到 276490，進行簡化，如簡化為：312。這樣在上架時查找架位號 312 就非常簡單快速了。接下來的工作就是修改程序，并且將密集架每一行前面的范圍標注與簡化的標注一一對應，并生成字典庫保存在計算機中以備查找。簡化了密集架的架位號后，病案上架核對時，還是兩人配合。這時一人大聲朗讀每一本待上架病案的病案號，另一人在計算機程序中輸入相應的病案號，此時程序不僅自動調出患者姓名、入出院日期、入出院科室等信息，還會自動從架位號字典庫中查找此病案在密集架上的簡化的架位號。工作人員需要將此簡化的架位號書寫在病案袋和病案的封皮上。

上架時按此簡化的架位號就可以快速的定位到相應的密集架的行位置。這時病案上架不僅能夠快速定位，提高了上架的工作效率，而且，即使工作人員由于看錯病案號而插錯位置，錯誤位置也會僅限于這一行中，排查錯誤的難度就會大大的降低。

第三步，針對病案封皮手寫容易寫錯病案號的問題，我們采用的解決辦法是將病案封皮用激光打印機打印。并且在此步我們加入了病案條形碼的應用。

用激光打印機打印病案封皮，不僅速度快且封皮更整潔，內容也更全面，不僅包括了病案號、患者姓名、入出院時間、入出院科室，同時將簡化的密集架的架位號也一并打印。病案封皮的打印，從根本上也杜絕了由于工作人員疏忽而在封皮上寫錯病案號的情況的發(fā)生，堵住了一個插錯病案的漏洞，進一步提高病案的安全性。另外最主要的是將該病案號與所對應的條形碼也一并打印在病案封皮上，改變粘貼條形碼的傳統(tǒng)做法。

這時病案上架核對工作的簡化流程是，工作人員使用掃描槍逐一掃描每本待上架的病案封皮上的條形碼，計算機程序就會自動調出該患者相關信息進行核對。這時核對工作只需一人即可完成，不僅核對速度更快，而且減少了人員的投入。

3 效果討論

應用病案條形碼和簡化密集架架位號的病案上架方法，是以計算機程序輔助來實現(xiàn)的。該程序是病案管理科根據工作實際自主開發(fā)的，基于 C/S架構，實現(xiàn)多臺計算機同時聯(lián)網使用，且簡單、易學、實用。

通過在工作過程中逐步發(fā)現(xiàn)問題，逐步解決問題，使流程更順暢，管理工作更嚴謹，達到提高工作效率，減少失誤，保證病案的安全。醫(yī)院成功實施該方法一年多來，取得了非常好的成效。在 2014年對庫房中十年內出院的近 20 萬套病歷進行逐本檢查，發(fā)現(xiàn)插錯病案共有 160 份，插錯概率為萬分之八。2015 年又對一季度出院的近一萬分病案進行相應檢查，發(fā)現(xiàn)只有一本病案插錯，出錯概率在萬分之一左右，極大的降低了庫房病歷的出錯率。