檔案密集架基于條形碼和簡化架位號(hào)的病案上架方法

本文對(duì)某院病案上架的管理方法進(jìn)行了描述，分析了存在的問題。經(jīng)過實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)方法，并加以實(shí)施。從最初的開發(fā)程序，利用計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行病案上架前的核對(duì)，到簡化病案庫房密集架的架位號(hào)，再到病案封皮的打印，這時(shí)封皮上不僅打印了患者的病案號(hào)、姓名、入出院時(shí)間、入出院科室，還打印了病案號(hào)對(duì)應(yīng)的條形碼以及簡化的架位號(hào)。經(jīng)過一年多實(shí)際工作的檢驗(yàn)，這種基于條形碼和架位號(hào)的病案上架方法，不僅提高了病案上架工作的效率，節(jié)省了人員，還大大降低了多個(gè)環(huán)節(jié)的出錯(cuò)幾率，有效的保證了病案的安全。

1 現(xiàn)狀

國家衛(wèi)計(jì)委 2014 年 1 月 1 日起執(zhí)行的《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》，要求住院病歷保存時(shí)間自患者最后一次住院出院之日起不少于 30 年。國內(nèi)大型醫(yī)院都會(huì)存儲(chǔ)幾十萬甚至幾百萬冊(cè)病案。如何管理這些病案，如何保證這些病案的安全尤為重要。

由于國內(nèi)大部分醫(yī)院病案管理都是以手工操作為主，在病案的回收、整理、編碼、上架以及復(fù)印借閱等環(huán)節(jié)存在很多漏洞和缺點(diǎn)。以某院為例，病案上架過程為：首先，對(duì)所有需要上架的病案按病案號(hào)由小到大的順序進(jìn)行排列。其次，核對(duì)排好序的每一本病案的病案袋與所裝病案的一致性。如果裝錯(cuò)病案袋，以后查找起來就如大海撈針。最后，進(jìn)行待上架病案與患者出院清單進(jìn)行核對(duì)。病案科每月的出院清單有 70-80 頁，核對(duì)工作需要兩人或多人以唱票的形式完成。

這種核對(duì)工作存在很多的缺點(diǎn)：首先需要兩個(gè)人或多人配合，不僅人員浪費(fèi)，核對(duì)工作過程還效率低下;其次患者前來復(fù)印或借閱病案時(shí)，需要翻閱出院清單，才能確定病案是否能夠復(fù)印或借閱，人工翻閱出院清單速度慢，工作效率低下;最主要的缺點(diǎn)就是在出院清單上打“√”的時(shí)候容易勾錯(cuò)行，且這種情況出現(xiàn)的頻率還很高，這就造成病案是否真正上架不能確定。

對(duì)于病案封皮上患者姓名、病案號(hào)信息的手寫，不僅字跡潦草，重要的是由于工作人員的疏忽，還往往將病案號(hào)寫錯(cuò)，這樣病案就會(huì)放置在錯(cuò)誤的位置上，造成庫房病案存放的混亂。

對(duì)于具體的病案上架過程，由于國內(nèi)大部分醫(yī)院病案庫房都是利用密集架進(jìn)行存放。所有醫(yī)院的做法都是在密集架的每一行前端標(biāo)注這一行應(yīng)該存放的病案的范圍，如：276001 到 276490。這樣工作人員在病案上架時(shí)首先需要在庫房中找到這個(gè)范圍。這個(gè)范圍的查找是很麻煩的一件事。