2020年中華人民共和國國家檔案局最新檔案行業(yè)標準規(guī)定（二）

4 檔案服務的業(yè)務類型 

4.1 檔案服務通常包括檔案寄存服務、檔案數(shù)字化服務、檔案整理服務、檔案管理咨詢服務、檔案開發(fā)利用服務、檔案銷毀服務等幾種業(yè)務類型。

4.2 檔案寄存服務是指在不改變檔案所有權和處置權的前提下,發(fā)包方將檔案委托給承包方保管,承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設備,進行日常保管、安全防護,并按需要提供利用的服務過程。 

4.3 檔案數(shù)字化服務是指承包方利用計算機技術對發(fā)包方的紙質檔案、音像檔案、縮微檔案等進行數(shù)字化加工,將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤、固態(tài)硬盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的服務過程。 

4.4 檔案整理服務是指承包方按照一定原則對發(fā)包方形成的檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的服務過程。 

4.5 檔案管理咨詢服務是指承包方通過口頭或書面形式為發(fā)包方提供意見、建議,指導、幫助發(fā)包方解決檔案工作遇到的問題的服務過程。 

4.6 檔案開發(fā)利用服務是指承包方幫助發(fā)包方將其保存的檔案通過多種途徑、手段和技術、方法進行開發(fā),形成各種形式的信息、知識產(chǎn)品,提供利用,發(fā)揮檔案價值的服務過程。 

4.7 檔案銷毀服務是指承包方幫助發(fā)包方將經(jīng)過鑒定、需銷毀的檔案作毀滅性處置的服務過程。 

5 檔案服務外包工作中相關主體之間的關系 

5.1 檔案服務外包工作中主要涉及發(fā)包方、承包方、第三方機構和監(jiān)管機構四類主體,各主體之間的關系如圖1所示。 4 DA/T68.1—2020 圖1 檔案服務外包工作中各主體之間的關系示意圖 

5.2 發(fā)包方和承包方通過簽訂合同建立委托與受托關系。 

5.3 第三方機構通過合同受發(fā)包方委托為其提供中介、咨詢、招標、監(jiān)理及其他服務,或經(jīng)相關部門批準,或基于研究與教育目的,對承包方的資質或服務能力進行獨立的評價、認證。 

5.4 發(fā)包方、承包方和第三方機構應主動接受、積極配合監(jiān)管機構的指導、監(jiān)督和檢查。發(fā)生(可能導致)檔案受損或泄密的重大事件時,發(fā)包方、承包方應及時主動向監(jiān)管機構報告。 

6 發(fā)包方工作規(guī)范 

6.1 發(fā)包工作原則 

6.1.1 合法原則發(fā)包方應掌握整個檔案服務外包工作過程中適用的國家法律法規(guī)和標準,分析其對發(fā)包范圍、過程及承包方篩選的影響,并采取有效措施遵守這些法律法規(guī)和標準。 

6.1.2 安全原則發(fā)包方應制定和落實安全管理體系,最大限度地避免因檔案服務外包引起的檔案實體受損毀,或造成國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。安全管理應堅持預防為主、全程監(jiān)控的原則。 

6.1.3 可控原則發(fā)包方應對檔案服務外包工作全過程進行監(jiān)控,對承包方的人員、工作場所、基礎設施、技術、管理工作、業(yè)務操作等進行必要的監(jiān)督、檢查,將各種風險降低到可控范圍之內。 

6.2 發(fā)包工作過程與要求 

6.2.1 工作過程發(fā)包工作可分為規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進5個步驟,如圖2所示。 5 DA/T68.1—2020 圖2 發(fā)包工作過程示意圖 

6.2.2 規(guī)劃與審批 

6.2.2.1 發(fā)包方應制定檔案服務外包工作規(guī)劃,并得到有效的授權和批準。 

6.2.2.2 發(fā)包方應明確檔案服務外包工作責任部門和負責人,實行責任制。 

6.2.2.3 發(fā)包方應在綜合考慮國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務需要、檔案的特點及其管理要求、自身資源和風險控制能力、費用等各種因素的基礎上,分析檔案服務外包的必要性與可行性,確定檔案服務外包的范圍與方式。 

6.2.2.4 發(fā)包方應當根據(jù)國家法律法規(guī)和制度標準,對檔案進行價值鑒定和密級鑒定,明確可外包檔案和不可外包檔案的范圍。國家法律法規(guī)規(guī)定不得外包的檔案不得列入檔案服務外包的范圍。

6.2.3 承包方篩選與確定 

6.2.3.1 發(fā)包方應根據(jù)國家和上級部門關于服務采購管理的規(guī)定、檔案服務外包工作規(guī)劃,制定承包方篩選方案,通過單一來源采購、邀標、競爭性談判、公開招標等方式選擇合適的承包方。對于涉密或敏感信息宜采用單一來源采購。 

6.2.3.2 發(fā)包方應根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身戰(zhàn)略和業(yè)務的需要、檔案的特點及其管理要求,明確對承包方的基本要求: 

a) 承包方應為依法注冊的法人,具有獨立承擔民事責任的能力; 

b) 承包方具有履行合同所必需的經(jīng)營執(zhí)照和相關資質、許可證明; 

c) 承包方應具有履行合同所必需的服務能力、經(jīng)驗和信譽等。 

6.2.3.3 發(fā)包方可按重要程度、密級和敏感性對檔案進行分級,對于不同級別的檔案選擇具有不同資質、服務能力的承包方。 

6.2.3.4 發(fā)包方應要求承包方提供有關股權結構、法定代表人身份、實際控制人身份、重要高級管理人員身份的文件或證件,營業(yè)執(zhí)照和其他資質、許可文件或證件,對這些文件或證件的原件予以核實后保存其復印件。 6.2.3.5 發(fā)包方應在簽訂合同前對承包方開展盡職調查,核實承包方的基本信息、相關資質和許可、信譽等,并將調查結果作為選擇承包方的重要依據(jù)。 

6.2.3.6 發(fā)包方應通過第三方調查或評估了解每一類檔案服務的基本成本構成和合理價格范圍,不宜以報價高低作為篩選承包方的唯一或最主要的標準或依據(jù)。 

6.2.4 合同簽訂 

6.2.4.1 確定承包方后,發(fā)包方應與承包方簽訂書面合同,形成正式的委托與被委托的法律關系。合同的主要條款可參見附錄 A。 

6.2.4.2 合同內容應至少包括服務內容和范圍、工作場所和硬件條件、服務質量和技術標準、合同雙方的權利和義務、價格標準和付費方式、交付物、服務和交付期限、知識產(chǎn)權歸屬和處理方式、違約責任和賠償條款、保密條款(也可簽訂專門的保密協(xié)議),以及反商業(yè)賄賂條款等。 

6.2.4.3 合同中違約責任和賠償條款,至少應包括在服務質量違約、保密違約、知識產(chǎn)權違約等情況下 6 DA/T68.1—2020 的賠償及爭端的解決機制。  

6.2.4.4 合同中應明確規(guī)定檔案服務過程中產(chǎn)生、加工、交互的信息和知識產(chǎn)權的歸屬權,以及允許承包方使用的內容和范圍。 

6.2.4.5 合同中應明確規(guī)定因國家法律法規(guī)或商業(yè)環(huán)境等變化而引起的合同變更或終止的觸發(fā)條件, 合同變更或終止的過渡安排以及承包方在過渡期間應履行的主要職責。 

6.2.4.6 合同內容表述應嚴謹準確、清晰明確,避免因歧義而導致合同難以履行或引起爭議。

6.2.4.7 合同簽訂的手續(xù)應齊備,符合國家法律法規(guī)要求。 

6.2.5 合同執(zhí)行與監(jiān)督 

6.2.5.1 發(fā)包方應當對合同的執(zhí)行情況進行全過程、全方位的監(jiān)控。 

6.2.5.2 對于承包方員工進駐發(fā)包方工作場地,或可能直接接觸到發(fā)包方檔案內容或數(shù)據(jù)的檔案服務項目(如檔案數(shù)字化服務、檔案整理服務、檔案開發(fā)利用服務等),發(fā)包方應將直接參與本項目的承包方員工名單予以備案,并對其進行行為規(guī)范要求的交底或培訓,使其了解并遵守發(fā)包方的規(guī)章制度。承包方員工備案表由發(fā)包方長期保存。承包方員工備案表樣式可參見附錄 B。 

6.2.5.3 發(fā)包方應對承包方的人力資源管理、財務管理、保密管理、風險管理進行有效監(jiān)控,至少每6 個月對承包方主要工作場所進行1次實地檢查。特別關注其股權結構、實際控制人、高級管理人員變化,以及破產(chǎn)、兼并、關鍵崗位人員流失、財務狀況惡化、內部管理混亂等可能造成服務意外終止或服務質量急劇下降的情況。 

6.2.5.4 發(fā)包方應至少每年獲取1次承包方自我評估報告或第三方機構評估報告。評估報告應包含如下內容: 

a) 承包方股權結構的變化; 

b) 承包方實際控制人、高級管理人員的變化; 

c) 承包方履行本合同所需各種資質的變化; 

d) 承包方財務狀況; 

e) 承包方的人力資源狀況,尤其是履行本合同的關鍵崗位人員變化; 

f) 承包方重要的技術、基礎設施變化,重要的業(yè)務流程、質量管理以及安全管理變化等。 

6.2.5.5 發(fā)包方在合同的執(zhí)行與監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)異常情況時,應當及時督促承包方采取糾正措施。必要時,應對承包方違約行為采取法律手段,要求其履行違約責任。 

6.2.5.6 發(fā)生可能導致檔案面臨嚴重威脅的重大事件時,發(fā)包方應當在充分評估影響、制定善后方案的前提下,考慮主動要求承包方終止服務,并采取相應善后措施。 

6.2.5.7 發(fā)生(可能導致)重大檔案受損或泄密事件后,發(fā)包方應及時主動向上級主管部門、檔案行政管理部門和保密行政管理部門等報告。 

6.2.5.8 發(fā)包方應采取措施防止承包方在完成或中止合同后存留發(fā)包方的檔案及其他涉密或敏感信息。 

6.2.5.9 發(fā)包方應根據(jù)與承包方簽訂的合同和相關標準,對承包方交付的最終服務成果進行質量檢查,并辦理交付手續(xù)。 

6.2.6 評估與改進 

6.2.6.1 檔案服務外包工作結束或經(jīng)過一定階段(或一段時間)后,發(fā)包方應對承包方服務質量進行評價,評價結果作為承包方改進服務質量及今后檔案服務項目準入的重要參考依據(jù)。 

6.2.6.2 發(fā)包方應當建立科學的承包方服務質量評估制度,確保評價結果的真實性和完整性;發(fā)包方應及時總結檔案服務外包工作經(jīng)驗教訓,持續(xù)改進發(fā)包工作。 

6.2.6.3 發(fā)包方應將在整個檔案服務外包工作中形成的具有保存價值的文件材料歸檔保存,以備日后 7 DA/T68.1—2020 查用。

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