智慧檔案庫(kù)房基本功能初探

檔案安全工作是檔案工作的底線，直接關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。當(dāng)前社會(huì)安全事故頻發(fā)，如何做好檔案庫(kù)房管理工作，保障檔案安全，確保檔案調(diào)閱方便、可靠，是各級(jí)單位亟待探索解決的任務(wù)之一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，要深入分析研究信息化技術(shù)在檔案安全管理中的應(yīng)用，創(chuàng)新管理理念和思維，建設(shè)更加節(jié)能、環(huán)保、綠色、高效、安全的智慧檔案庫(kù)房，以充分保障檔案安全。

一、檔案安全的內(nèi)涵

檔案安全包括檔案實(shí)體安全和檔案信息安全兩個(gè)方面。檔案實(shí)體安全是指承載檔案信息的各種載體不受損壞、破壞或丟失，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，檔案安全可用。檔案信息安全是指檔案信息內(nèi)容完整、可控，未被破壞或未被非法知曉、使用。

在檔案實(shí)體安全方面，一是資源安全，要對(duì)檔案從收集歸檔到鑒定銷毀全過(guò)程進(jìn)行管理，轉(zhuǎn)變?nèi)霂?kù)管理的思維，從源頭保障檔案資源安全。

二是保管環(huán)境安全，隨著全國(guó)檔案設(shè)施升級(jí)提升，需要通過(guò)“大云物移智鏈”等信息化技術(shù)進(jìn)行智慧化管理，建立全方位智能管理庫(kù)房。在檔案信息安全方面，電子文件已有逐漸代替紙質(zhì)文件趨勢(shì)，成為檔案主體，需要確保檔案有關(guān)信息系統(tǒng)的環(huán)境與設(shè)備安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)載體安全等，從而保證電子檔案的真實(shí)、可靠、完整、可用。

智慧檔案安全體系是智慧檔案體系的基礎(chǔ)，是智慧檔案體系高效、穩(wěn)定運(yùn)行的保障，直接影響著智慧檔案作用的發(fā)揮。檔案安全體系是為維護(hù)檔案安全、確保檔案資源不受損壞而建立起來(lái)的保障體系，要堅(jiān)持“安全第一、預(yù)防為主”的檔案安全工作方針，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。

二、目前存在的問(wèn)題

檔案庫(kù)房應(yīng)滿足防火、防盜、防高溫、防潮防水、防光、防塵、防有害生物(蟲(chóng)、鼠)、防有害氣體等“八防”功能，檔案業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)配備容災(zāi)備份、應(yīng)急電源、CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)等設(shè)備。

傳統(tǒng)的庫(kù)房管理比較落后，檔案裝具及“八防”設(shè)備都已無(wú)法與信息化時(shí)代相適應(yīng)。檔案裝具使用無(wú)法移動(dòng)的檔案柜，占用面積大，在辦公用房緊張的情況下影響檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展，或使用手搖式密集架，檔案取用費(fèi)時(shí)費(fèi)力。防火使用普通滅火器，防盜使用木質(zhì)門(mén)及機(jī)械鑰匙，防高溫使用家用空調(diào)，防潮使用除濕機(jī)，防光使用防光窗簾，其他防護(hù)措施幾乎沒(méi)有。智能庫(kù)房開(kāi)始采用智能設(shè)備以提升庫(kù)房管理效率，但仍然存在不容忽視的問(wèn)題。

一是現(xiàn)有檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)多使用在局域網(wǎng)，使用不方便，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理人員需要通過(guò)多端擴(kuò)展訪問(wèn)，隨時(shí)隨地的對(duì)庫(kù)房進(jìn)行遠(yuǎn)程管理。

二是設(shè)備(消防、燈光、溫濕度、門(mén)禁)服務(wù)器均獨(dú)立運(yùn)行，無(wú)法由一個(gè)主服務(wù)器同時(shí)控制，缺少有針對(duì)性的遠(yuǎn)程控制、自動(dòng)預(yù)警等功能，各系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，由于未能打通數(shù)據(jù)通路，在業(yè)務(wù)協(xié)同方面，產(chǎn)生了信息孤島，降低了信息的使用效率。

三是智能設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)故障，無(wú)法統(tǒng)計(jì)分析是設(shè)備自身因素還是環(huán)境影響，不利于今后設(shè)備運(yùn)維。

四是空調(diào)、加濕除濕機(jī)等設(shè)備常年開(kāi)放，無(wú)法按照周邊的情況實(shí)時(shí)調(diào)整溫濕度設(shè)置，從而導(dǎo)致能耗較高，不符合節(jié)能環(huán)保的基本要求。